Ngày 05/06/2026

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, kiểm hóa là một trong những khâu khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng nhất. Chỉ cần một sai lệch nhỏ về chứng từ, mã HS, mô tả hàng hóa hoặc phát sinh nghi vấn từ hệ thống quản lý rủi ro, lô hàng có thể bị yêu cầu kiểm tra thực tế, kéo theo nguy cơ chậm thông quan, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận.

Tuy nhiên, kiểm hóa không đồng nghĩa với việc hàng hóa có vấn đề. Nếu doanh nghiệp hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp kịp thời với các bên liên quan, việc kiểm hóa hoàn toàn có thể diễn ra thuận lợi.

1. Vì sao hàng hóa bị kiểm hóa?

Kiểm hóa là quá trình cơ quan Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm đối chiếu với nội dung khai báo trên tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan.

Một lô hàng có thể bị kiểm hóa vì các lý do sau:

• Tờ khai được phân vào luồng đỏ.

• Hồ sơ có dấu hiệu cần kiểm tra thêm về tên hàng, model, mã HS, xuất xứ hoặc đơn giá.

• Hàng hóa thuộc nhóm rủi ro hoặc diện quản lý chuyên ngành.

• Không thuộc trường hợp được miễn kiểm tra thực tế.

• Được hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan lựa chọn kiểm tra.

• Container thuộc danh sách phải soi chiếu bằng máy soi container.

Nói cách khác, kiểm hóa là hoạt động nghiệp vụ bình thường trong quá trình quản lý hải quan và không phải lúc nào cũng phản ánh việc doanh nghiệp khai báo sai.

2. Các hình thức kiểm hóa hải quan hiện nay

Kiểm hóa bằng máy soi container

Kiểm hóa bằng máy soi là hình thức kiểm tra thông qua hình ảnh soi chiếu bên trong container mà không cần mở hàng hóa.

Ưu điểm của phương thức này là:

• Tiết kiệm thời gian kiểm tra.

• Hạn chế ảnh hưởng đến hiện trạng hàng hóa.

• Không cần cắt seal hoặc mở container trong nhiều trường hợp.

Nếu kết quả soi chiếu phù hợp với hồ sơ khai báo, lô hàng sẽ tiếp tục được xử lý để thông quan. Ngược lại, khi hình ảnh soi chiếu xuất hiện dấu hiệu bất thường hoặc nghi vấn, Hải quan có thể yêu cầu chuyển sang kiểm hóa thủ công.

Doanh nghiệp có thể chủ động tra cứu thông tin container thuộc diện soi chiếu trên Cổng thông tin điện tử của Hải quan để sắp xếp kế hoạch vận chuyển phù hợp.

Kiểm hóa thủ công

Khác với soi chiếu bằng máy, kiểm hóa thủ công yêu cầu Hải quan kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Khi đó, container có thể phải cắt seal, mở cửa và dỡ hàng theo yêu cầu để đối chiếu với hồ sơ khai báo.

Đây là phương thức kiểm tra chi tiết hơn và thường yêu cầu doanh nghiệp phối hợp nhân lực, thiết bị hỗ trợ trong quá trình kiểm tra.

Tùy từng trường hợp, Hải quan có thể:

• Kiểm tra một phần lô hàng.

• Kiểm tra theo kiện, carton hoặc pallet.

• Kiểm tra mặt hàng nghi vấn.

• Kiểm tra toàn bộ lô hàng nếu mức độ rủi ro cao.

Hình thức này được áp dụng đối với cả hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu, hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL).

3. Quy trình kiểm hóa hàng hóa thường diễn ra như thế nào?

Thông thường, quy trình kiểm hóa bao gồm các bước sau: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ phục vụ việc đối chiếu và giải trình. Để quá trình kiểm hóa diễn ra thuận lợi, thông thường bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai hải quan.

• Invoice (hóa đơn thương mại).

• Packing List (phiếu đóng gói).

• Vận đơn (Bill of Lading).

• Lệnh giao hàng (D/O).

• Giấy giới thiệu và giấy tờ tùy thân của người thực hiện thủ tục.

• Catalogue sản phẩm.

• Hình ảnh hàng hóa và thông số kỹ thuật.

• Giấy phép, chứng nhận chuyên ngành nếu có.

• Chứng nhận xuất xứ (C/O).

Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn seal dự phòng, dao rọc, băng keo, kìm cắt seal và các dụng cụ hỗ trợ mở kiện hàng để phục vụ công tác kiểm hóa. Tuy nhiên, việc cắt seal, mở container hoặc tác động đến hiện trạng hàng hóa chỉ được thực hiện theo hướng dẫn của Hải quan hoặc đơn vị phụ trách hiện trường.

Bước 2: Đăng ký kiểm hóa hoặc soi chiếu

Thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan và đơn vị khai thác cảng.

Bước 3: Đưa hàng đến khu vực kiểm tra

Container hoặc hàng hóa được vận chuyển đến vị trí soi chiếu hoặc khu vực kiểm hóa thực tế.

Bước 4: Tiến hành kiểm tra

Hải quan thực hiện soi chiếu bằng máy hoặc mở container để kiểm tra trực tiếp theo yêu cầu.

Bước 5: Giải trình thông tin hàng hóa

Doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền cần phối hợp giải thích về:

• Tên hàng.

• Công dụng.

• Chất liệu.

• Model.

• Mã HS.

• Số lượng và quy cách đóng gói.

Bước 6: Hoàn tất kiểm tra và niêm phong lại hàng hóa

Trường hợp container được mở kiểm tra, seal sẽ được niêm phong lại theo quy định.

Bước 7: Tiếp tục thủ tục thông quan

Sau khi hoàn tất kiểm tra và không phát sinh vướng mắc, lô hàng sẽ được xử lý để thông quan.

4. Những lưu ý quan trọng để hạn chế rủi ro khi kiểm hóa

Trên thực tế, điều khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng không phải là việc bị kiểm hóa mà là những phát sinh ngoài kế hoạch. Việc chủ động chuẩn bị từ sớm có ý nghĩa quan trọng không kém việc chuẩn bị hồ sơ hải quan.

_ Ngay khi đăng ký tờ khai, doanh nghiệp nên theo dõi tình trạng soi chiếu và các thông báo liên quan đến container để chủ động sắp xếp kế hoạch làm hàng. 

_ Với hàng xuất khẩu, không nên để lịch kiểm hóa quá sát giờ closing time vì chỉ một khâu chậm trễ cũng có thể khiến lô hàng lỡ chuyến. 

_ Đối với hàng lạnh, hàng giá trị cao hoặc hàng cần giao gấp, cần dự trù thêm thời gian xử lý để hạn chế rủi ro khi phát sinh soi chiếu hoặc kiểm tra thực tế. 

_  Với các lô hàng có nhiều model, nhiều mã hàng hoặc nhiều dòng khai báo, việc chuẩn bị sẵn bảng đối chiếu thông tin sẽ giúp Hải quan nhanh chóng xác định vị trí hàng hóa, thông số kỹ thuật, công dụng và căn cứ áp mã HS, giảm nguy cơ phải kiểm tra mở rộng.

_ Trường hợp kiểm hóa thủ công, doanh nghiệp cần bố trí nhân sự và phương tiện hỗ trợ dỡ hàng kịp thời nhằm tránh kéo dài thời gian kiểm tra. 

5. Kiểm hóa có phát sinh chi phí không: 

Hiện nay, cơ quan Hải quan không thu phí đối với hoạt động soi chiếu container.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh các chi phí liên quan như:

• Phí nâng hạ container.

• Phí đảo chuyển container.

• Chi phí nhân công bốc dỡ.

• Phí lưu bãi.

• Phí lưu container.

• Chi phí chậm giao hàng do kéo dài thời gian thông quan.

Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chủ động phương án xử lý ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.

Kết luận:

Kiểm hóa là bước kiểm tra cần thiết trong quá trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Mặc dù có thể làm kéo dài thời gian xử lý lô hàng, nhưng đây không phải là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp vi phạm hay khai báo sai. 

Với kinh nghiệm xử lý hàng nghìn lô hàng xuất nhập khẩu mỗi năm, ASL Logistics cung cấp giải pháp trọn gói từ khai báo hải quan, tư vấn chứng từ, xử lý kiểm hóa đến tổ chức vận chuyển và tối ưu kế hoạch giao nhận. Với kinh nghiệm thực tế tại cảng, kho và cửa khẩu, ASL giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế phát sinh và đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, an toàn và đúng tiến độ.

Để được tư vấn hoặc báo giá về dịch vụ, vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Các thủ tục, dịch vụ liên quan: Vận chuyển đường biển, Vận chuyển hàng không, Vận chuyển hàng lẻ, Khai thuê hải quan, Vận tải nội địa, Quản trị chuỗi cung ứng 4PL,Vận chuyển hàng dự án, Vận chuyển đa phương thức, Dịch vụ kho bãi, Vận chuyển hàng đi Mỹ, Chuỗi dịch vụ cung ứng lạnh, Dịch vụ thương mại điện tử, Vận chuyển xuyên biên giới Lào-Campuchia.

Minh Phúc