asl-corp.com – Những doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam luôn tìm kiếm giải pháp quản lý hàng tồn kho, dự phòng trước để có thể khắc phục các sự cố nhanh nhất, quản lý tốt hệ thống thông tin… và giải pháp được nhiều doanh nghiệp cân nhắc chọn lựa chính là thuê ngoài các công ty cung cấp dịch vụ Logistics.

1. Hoạt động logistics của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

• Vận tải: Các doanh nghiệp nước ngoài hiện nay chủ yếu sử dụng các dịch vụ vận tải thuê ngoài do các đại lý giao nhận quốc tế cung cấp, với giá cước trung bình tương đối cao nhưng chất lượng dịch vụ ổn định dựa vào quy mô hoạt động lớn. Thông thường, đây là những doanh nghiệp lớn và sản lượng xuất khẩu hàng năm không hề nhỏ, do đó họ luôn lựa chọn và tạo lập quan hệ tốt với các hãng tàu cố định mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng.
• Lưu kho, dự trữ: Hệ thống kho được phân chia theo sơ đồ lưu trữ hàng hóa giúp cho các doanh nghiệp này dễ dàng trong việc quản lý hàng tồn kho cũng như kịp thời cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Ngoài ra, với tình hình thiên tai xảy ra vào những tháng cuối năm, các doanh nghiệp này đã bắt đầu lên kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để đảm bảo khả năng sản xuất liên tục của mình.
• Bộ phận sửa chữa và dự phòng: Các thiết bị dự phòng luôn được chuẩn bị sẵn để thay thế những máy móc quan trọng. Các doanh nghiệp này thường sử dụng các gói hợp đồng mua hàng hóa bảo hành trọn đời do chính hãng sản xuất và cung cấp nhằm đảm bảo rằng các sự cố về hư hỏng sẽ được khắc phục trong vòng 48 tiếng. Việc ký kết các hợp đồng bảo hành này cũng giúp lãnh đạo doanh nghiệp quản lý tốt công tác thay thế phụ tùng cho máy móc thiết bị đắt tiền của doanh nghiệp.
• Nhân sự và đào tạo: Với nguồn nhân sự quản lý cấp cao từ nước ngoài, các doanh nghiệp này triển khai được một hệ thống quản lý chặt chẽ bằng các công cụ quản lý theo mục tiêu. Công tác đào tạo nhân sự được chú trọng bằng việc xây dựng các quy trình làm việc phù hợp với môi trường tại Việt Nam nhưng vẫn đảm bảo được khả năng vận hành chuyên nghiệp trong hệ thống toàn cầu của doanh nghiệp.
• Tài liệu kỹ thuật: Tất cả hướng dẫn cũng như lịch sử sử dụng máy móc của doanh nghiệp đều được bộ phận bảo trì lưu trữ để đảm bảo cho doanh nghiệp điều tra được bất kỳ sự cố nào xảy ra. Bên cạnh đó, tài liệu kỹ thuật về thông tin sản xuất được sử dụng để hỗ trợ cho bộ phận mua hàng nhằm mua đúng mặt hàng cần thiết phục vụ sản xuất.
• Thiết bị hỗ trợ kiểm tra: Các thiết bị hỗ trợ và kiểm tra của doanh nghiệp được đảm nhiệm bởi các kỹ sư bảo trì nhằm đảm bảo khả năng hoạt động của hệ thống máy móc sản xuất cũng như hệ thống nhà kho và xe hàng.

2. Bài học cho các doanh nghiệp Việt Nam

Về đáp ứng kịp thời nhu cầu cung ứng và sản xuất

• Thành lập được bộ phận điều phối sản xuất để có thể phân luồng được những đơn hàng một cách hợp lý căn cứ vào tình hình chuẩn bị nguyên vật liệu.
• Lập thống kê về tình hình sử dụng nguyên vật liệu mỗi năm để có thể dự đoán được tình hình sản xuất cho giai đoạn kế tiếp. Đối với nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài, nên tìm những đại lý có uy tín để nhập khẩu. Việc đảm bảo về chất lượng nguyên vật liệu cũng là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo đầu vào của quá trình sản xuất. Việc thu mua nguyên vật liệu phải đáp ứng 3 yếu tố: đúng mặt hàng, đúng giá và đúng thời điểm.
• Đối với những đơn hàng xuất khẩu, cần có quy cách xếp hàng hợp lý, từ đó sẽ giảm thiểu được hư hạo trong quá trình vận chuyển cũng như đảm bảo được hàng hóa của doanh nghiệp không bị gộp chung với những hàng hóa khác khi giao cho đại lý giao nhận.
• Về vấn đề đặt lịch tàu, nếu doanh nghiệp có thể đặt được lịch tàu thay cho đại lý giao nhận thì sẽ tự chủ được thời gian giao hàng đến cảng. Hơn nữa, chi phí vận tải trong trường hợp này có thể được giảm bớt.

Tiết kiệm chi phí vận hành quy trình logistics

• Cần chú trọng đến việc lựa chọn các đối tác phụ trách giao nhận quốc tế phù hợp với các yêu cầu cụ thể. Ngoài giá cước, việc so sánh về thời gian đặt lịch tàu cũng là một điểm cần lưu ý vì nếu hàng hóa nhập khẩu là mặt hàng cần gấp thì lịch tàu chạy có ý nghĩa quan trọng đến sự thành bại trong kinh doanh.
• Hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không hợp lý trong hoạt động logistics như: chi phí lưu kho, lưu bãi cũng như các chi phí xúc tiến việc nhận hàng thông qua nhiều cách thức khác nhau. Doanh nghiệp cần nắm rõ các chi phí tương ứng với từng hoạt động trong chuỗi quy trình logistics.

3. Kiểm soát luồng thông tin

• Đối với những vấn đề cần thông tin liên đới từ nhiều bộ phận thì mỗi bộ phận có liên quan phải xuất trình chứng từ khi được yêu cầu để đảm bảo đã thực hiện xong phần trách nhiệm của mình, chẳng hạn như khi hàng được bên thứ ba vận chuyển đến kho thì phải có xác nhận vận chuyển để chứng thực rằng đã giao hàng đúng số lượng như trên bề mặt chứng từ, hoặc với việc kiểm tra chất lượng đầu vào thì bộ phận kiểm soát chất lượng phải xuất trình phiếu kiểm tra chất lượng đầu vào để xác thực được số lượng và chất lượng hàng hóa đủ tiêu chuẩn để nhập kho… Những chứng từ này phải được tổng hợp đầy đủ trước khi yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán tiền hàng nhập.
• Về việc bảo mật thông tin, nếu việc xây dựng một hệ thống email nội bộ hiện còn khó khăn với nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ thì việc sử dụng phần mềm outlook của Microsoft là một lựa chọn hợp lý. Hơn nữa, việc phòng chống tấn công từ tin tặc xuất phát từ chính mỗi cá nhân. Cá nhân có nghĩa vụ và chịu trách nhiệm kiểm tra địa chỉ email của đối tác cẩn thận trước khi thực hiện mỗi giao dịch, vì việc trao đổi thông tin giữa hai bên có thể bị xen ngang bởi những địa chỉ email giả mạo nhằm vào nhiều mục đích khác nhau.

Vậy thế nào để các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ logistics uy tín nhất, giá thành tối ưu nhất?

Với hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực Logistics, công ty CP Giao Nhận Vận Tải Mỹ Á (ASL Corp) tự tin và cam kết sự uy tín, chất lượng luôn là điều tiên quyết của chúng tôi. ASL Corp là một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng đi mỹ, dịch vụ kho bãi, khai thuê hải quan … hàng đầu tại Việt Nam. Ngoài trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh, ASL Corp tự hào sở hữu hệ thống các chi nhánh và văn phòng đại diện rộng khắp cả nước tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai và văn phòng ngoài nước tại Los Angeles, Hoa Kỳ đã được xây dựng ngày càng vững mạnh.

Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về công ty CP Giao Nhận Vận Tải Mỹ Á (ASL Corp) tại website : www.asl-corp.com/

(Nguồn bài viết: http://vlr.vn/)

Head Office: AMERASIAN SHIPPING LOGISTICS CORP.
Địa chỉ : 31/34A đường Ung Văn Khiêm, phường 25, quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
Điện thoại : (+84 28) 35129759
Fax : (+84 28) 35129758
Email : sales2@asl-corp.com; Website : www.asl-corp.com