Ngày 06/06/2025

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, đặc biệt với hình thức FCL (Full Container Load) là lựa chọn vận chuyển phổ biến nhờ ưu thế về chi phí, thời gian, và đảm bảo độ an toàn cho hàng hóa. Tuy nhiên, việc xử lý các lô hàng lớn không hề đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định để đảm bảo quá trình thông quan suôn sẻ. Trong bài viết dưới đây, cùng ASL Logistics khám phá chi tiết các bước trong quy trình nhập khẩu hàng FCL.

1. FCL là gì?

FCL (Full Container Load) là hình thức thuê nguyên container để vận chuyển hàng hóa. Khách hàng sử dụng toàn bộ không gian container mà không chia sẻ với lô hàng khác, giúp đảm bảo an toàn, tránh thất lạc và tối ưu thời gian giao nhận.

2. Quy trình nhập khẩu đường biển với hàng FCL từ A-Z

Bước 1: Chuẩn bị và đặt chỗ vận chuyển (Booking)

Sau khi ký hợp đồng với nhà xuất khẩu, khách hàng cần lựa chọn đơn vị vận chuyển (FWD) để đặt chỗ (booking) với hãng tàu. Việc này nên thực hiện sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm để tránh tình trạng hết chỗ hoặc thiếu container.

ASL Logistics  hỗ trợ đặt booking và phối hợp với đối tác vận chuyển để đảm bảo lịch trình phù hợp. Thông tin cần cung cấp khi booking:

• Cảng đi (Port of Loading) và cảng đến (Port of Discharge).
• Cảng chuyển tải (nếu có): Tùy thuộc lộ trình.
• Tên hàng, trọng lượng: Theo chứng từ.
• Ngày tàu chạy (ETD) và thời gian đóng hàng.
• Yêu cầu đặc biệt: Loại container, nhiệt độ, thông gió,…

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận thông tin booking

Khi nhận được booking từ bên vận chuyển, khách hàng cần rà soát kỹ một số điểm quan trọng liên quan đến lô hàng nhập khẩu:

• Cảng xếp và cảng dỡ hàng: Phải đúng như thỏa thuận, vì ảnh hưởng đến lịch trình và việc khai báo hải quan.
• Yêu cầu kỹ thuật: Nếu là hàng cần kiểm soát nhiệt độ hoặc thông gió, phải đảm bảo các thông số này được ghi rõ và chính xác.
• Loại container: Chọn đúng loại (container lạnh, thường), đúng kích cỡ (20’ hoặc 40’) theo đặc điểm hàng hóa.

Lưu ý: Một số thông tin như thời hạn gửi chứng từ (SI), thời gian cắt máng, địa điểm nhận container rỗng… sẽ do bên xuất khẩu chủ động sắp xếp.

Bước 3: Theo dõi đóng hàng và nhận thông tin từ đối tác xuất khẩu

Đối với hàng nhập khẩu, bạn cần theo sát tiến trình đóng hàng thông qua nhà xuất khẩu hoặc công ty FWD. Họ sẽ cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng container, lịch tàu và các sự cố phát sinh nếu có.

Một số điểm cần lưu ý:

• Container rỗng: Nên yêu cầu gửi ảnh xác nhận tình trạng container để tránh rủi ro khi trả container.
• Hàng lạnh: Cần chụp lại nhiệt độ hoặc gắn chip theo dõi nhiệt để đảm bảo kiểm soát xuyên suốt hành trình.
• Trường hợp tàu trễ: Phải yêu cầu đối tác cập nhật kịp thời để xử lý chứng từ liên quan.

Bước 4: Kiểm tra chứng từ và hồ sơ lô hàng

Trước khi nhập khẩu, cần xác định mặt hàng có yêu cầu chứng từ gì theo quy định thủ tục nhập khẩu, sau đó yêu cầu đối tác cung cấp đầy đủ giấy tờ liên quan.

Trong quá trình làm việc, nên xin bản nháp (Draft) các chứng từ, đặc biệt là vận đơn đường biển (B/L) để kiểm tra thông tin bởi một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng bị giữ tại Hải quan. Khi đã kiểm tra xong và mọi thứ chính xác, xác nhận để đối tác gửi bản scan hoặc bản gốc.

Bước 5: Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng

Trước khi tàu cập cảng ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được Thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu hoặc đại lý, trong đó ghi rõ thời gian tàu cập bến và thông tin lô hàng (tên tàu, số container, seal, mô tả hàng hóa...). Ngoài ra, thông báo cũng kèm theo phụ phí (Local charges) nếu có.

Hồ sơ lấy lệnh giao hàng (D/O):

Sau khi đối chiếu Arrival Notice, bạn cần chuẩn bị:

• Giấy giới thiệu.
• B/L gốc.
• Giấy ủy quyền (nếu có).

Với hàng thanh toán bằng L/C, cần bản B/L gốc có ký hậu ngân hàng. Hãng tàu sẽ cung cấp 4 bản D/O để làm thủ tục nhận hàng, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container.

Giấy EIR và thủ tục mượn container

Đối với hàng FCL (giao nguyên container), khách hàng cần thực hiện thủ tục mượn container như sau:

• Làm giấy mượn container bằng cách điền thông tin cam kết với hãng tàu.
• Đóng phí cọc container theo quy định của từng hãng tàu.
• Sau khi dỡ hàng và trả container về bãi, nếu container không hư hỏng, hãng tàu sẽ hoàn lại số tiền cọc.
• Trường hợp container bị móp méo, bẩn hoặc hư hỏng có thể bị trừ phí hoặc phải thanh toán chi phí sửa chữa.
• Lệnh giao hàng sẽ ghi rõ tình trạng hàng là “HÀNG GIAO THẲNG” nếu khách hàng nhận nguyên container.

Lưu ý khi lấy lệnh giao hàng

• Luôn xem kỹ ngày hết hạn trên D/O. Nếu chưa kịp làm hàng, cần liên hệ hãng tàu để gia hạn, tránh gián đoạn thủ tục.
• Nhân viên nhận hàng phải ký vào 1 bản D/O. Hãng tàu giữ lại bản này để xác nhận đã giao lệnh.
• So sánh nội dung trên D/O với vận đơn (B/L). Nếu sai, yêu cầu hãng tàu sửa và đóng dấu “CORRECT”.
• Nếu hàng FCL rút tại cảng, D/O sẽ có dấu “HÀNG RÚT RUỘT” và ghi ngày hết hạn.

Bước 6: Đăng ký chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy theo loại hàng và quy định nhà nước (dựa trên mã HS code), khách hàng cần đăng ký các giấy tờ chứng nhận phù hợp để thông quan. Ví dụ như:

• Hóa chất cần đăng ký khai báo hóa chất với cơ quan chuyên môn.
• Phân bón, thực phẩm, vật dụng liên quan đến sức khỏe phải đăng ký kiểm tra chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm
• Có thể cần: giấy kiểm dịch, giấy kiểm tra thực phẩm nhập khẩu,...

Nếu không có các chứng từ này, hàng sẽ không thể thông quan hoặc gặp khó khăn khi làm việc với cơ quan chức năng.

Bước 7: Khai báo hải quan và chuẩn bị hồ sơ thông quan

Khai báo hải quan là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình nhập khẩu. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng từ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi.

Ngay khi có thông báo hàng đến, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• C/O, Hóa đơn cước (nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu (nếu cần)

Các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa cụ thể.

Hiện nay, khai báo hải quan được thực hiện điện tử thông qua phần mềm như ECUS5 – VNACCS, yêu cầu doanh nghiệp phải có chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai. Hồ sơ đính kèm cần hợp lệ, số liệu chính xác và đồng nhất theo quy định. Trường hợp chưa có chữ ký số hoặc gặp sự cố kỹ thuật, giải pháp hiệu quả là ủy quyền cho đại lý hải quan thực hiện – họ sẽ đứng tên khai báo, ký và đóng dấu thay doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ Đại lý hải quan của ASL Logistics

Tờ khai sẽ được hệ thống phân luồng thành:

• Luồng xanh: Thông quan ngay.
• Luồng vàng: Mở tờ khai và xuất trình hồ sơ tại Chi cục hải quan.
• Luồng đỏ: Mở tờ khai và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Sau khi được phân luồng, số tiền thuế sẽ được hiển thị trên tờ khai, dù là phân luồng nào. Thuế này bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT, và tổng các loại thuế phải nộp.

Bước 8: Mở và thông quan tờ khai

Việc làm thủ tục hải quan tại cảng phụ thuộc vào kết quả phân luồng tờ khai, bao gồm:

• Tờ khai luồng xanh: hách hàng đóng thuế (nếu có), in mã vạch để thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng vàng: Yêu cầu đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục "mở tờ khai", sau đó thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: Tương tự luồng vàng nhưng bắt buộc có thêm bước kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi "mở tờ khai".

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho hải quan kiểm tra, nếu chứng từ hợp lệ, hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống. Khi tờ khai vào luồng đỏ hoặc luồng vàng bị kiểm hóa, khách hàng phải thực hiện bước mở hàng hóa để hải quan kiểm tra tính chính xác giữa hàng hóa thực tế và thông tin trên tờ khai.

Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa phù hợp với thông tin khai báo và không có vấn đề gì, hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai trên hệ thống.

Bước 9: Thanh lý Tờ khai

Sau khi đã nộp thuế và tờ khai được thông quan, khách hàng có thể in mã vạch tại địa chỉ cung cấp.

Khách hàng nên in mã vạch và tờ khai đã thông quan thành ít nhất 02 bộ để nộp cho hải quan giám sát. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch, một bộ cho khách hàng giữ và một bộ trả lại cho hải quan giám sát để giải quyết phát sinh (nếu có).

Bước 10: Điều phối vận tải hàng về kho

Sau khi thanh lý tờ khai, khách hàng mang D/O đến phòng thương vụ cảng để in phiếu EIR và nhận chứng từ. Tài xế trình hải quan cổng để đưa container về kho. Trước khi nâng, cần kiểm tra tình trạng container; nếu có hư hỏng, yêu cầu điều độ xác nhận trên phiếu EIR. Giữ kỹ giấy mượn container để làm thủ tục trả rỗng sau này.

Bước 11: Rút hàng và trả container

Khi xe đến kho, khách hàng cần kiểm tra kỹ seal và tình trạng container (có chụp ảnh trước khi cắt seal). Lưu ý lột tem nguy hiểm (nếu có) rước khi trả cont rỗng.

Sau khi rút hàng, tài xế sẽ trả container rỗng về cảng/ICD theo địa chỉ trên giấy mượn container. Tại đó, container sẽ được kiểm tra lại (ghi nhận hư hại nếu có).

Lưu ý: Tuân thủ thời gian trả rỗng của hãng tàu (thường 3 ngày) để tránh phí phạt. Nếu lệnh quá hạn, cần gia hạn tại văn phòng hãng tàu và đóng phụ phí trước khi trả.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ

Tất cả chứng từ hải quan cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ đối chiếu và kiểm tra sau này từ các cơ quan liên quan (thuế, hải quan...).

Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ hải quan: Tờ khai, hồ sơ thuế (miễn/giảm/hoàn/xử lý), hồ sơ vận tải và định mức gia công...
• Sổ sách, chứng từ kế toán.

Việc nắm rõ quy trình và các rủi ro tiềm ẩn khi nhập khẩu hàng FCL là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh thiệt hại không đáng có, tiết kiệm thời gian và chi phí. Đặc biệt, với những lô hàng lớn, phức tạp về thủ tục và chứng từ, việc được hỗ trợ từ đơn vị có kinh nghiệm là rất cần thiết.

ASL Logistics tự hào là đối tác tin cậy trong lĩnh vực nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển

ASL Logistics với hơn 20 năm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, cung cấp trọn gói dịch vụ xuất - nhập cho hàng FCL: từ tư vấn mã HS, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan đến xử lý sự cố phát sinh. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của ASL cam kết mang đến sự chính xác, nhanh chóng và tối ưu chi phí cho khách hàng, giúp mọi thủ tục được xử lý suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình xuất - nhập khẩu.

Liên hệ ASL Logistics để được đồng hành trong từng bước xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo an toàn – chính xác – đúng tiến độ.

Quý khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng FCL bằng đường biển có thể liên hệ ngay với ASL Logistics!

Liên hệ ngay với ASL Logistics để được tư vấn miễn phí Dịch vụ vận chuyển đường biển nhé!

Để được tư vấn hoặc báo giá về dịch vụ, vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Các thủ tục, dịch vụ liên quan: Vận chuyển đường biển, Vận chuyển hàng không, Vận chuyển hàng lẻ, Khai thuê hải quan, Vận tải nội địa, Quản trị chuỗi cung ứng 4PL,Vận chuyển hàng dự án, Vận chuyển đa phương thức, Dịch vụ kho bãi, Vận chuyển hàng đi Mỹ, Chuỗi dịch vụ cung ứng lạnh, Dịch vụ thương mại điện tử, Vận chuyển xuyên biên giới Lào-Campuchia.